Politica Habeas Data

Manual de Políticas y Procedimientos

de Protección de Datos Personales

Introducción

La Academia de Automovilismo Nápoles SAS  es un Centro de Enseñanza Automovilístico dedicada a la formación integral de conductores. La Academia ha determinado elaborar el presente manual en el cual se estipulan las condiciones y obligaciones, tratamiento y uso aplicables al tratamiento de Datos Personales, que la Academia dentro de sus funciones propias tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o eliminar

Lo anterior con base en lo dispuesto en el artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y en el Articulo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas que reglamentan e integran el tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia.

1.OBJETIVO

El presente Manual de Procedimientos de Protección de Datos Personales contiene en sí misma la Política de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) pretende dar las pautas generales con el fin de regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales en la ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS, brindando las herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

La Política se estructura siguiendo los mandatos de la ley estatutaria 1581 de 2012, decretos y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.

2.ALCANCE

La Política de Tratamiento de datos personales de la ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con la ACADEMIA.

La Política se integrará con el Marco de la Gestión de Riesgos de la entidad.

3.MARCO NORMATIVO DE LA POLÍTICA

  1. DESARROLLO DE LA POLÍTICA

LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección de los datos personales de los terceros que tengan algún tipo de vinculación con la organización. En consecuencia LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS, solicitará desde el ingreso del dato la autorización para el uso de la información que reciba para las finalidades propias de su objeto misional.

LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS respeta los principios establecidos en la ley y atenderá en sus actuaciones y manejo de información de datos personales las finalidades que se deriven de la recolección de los mismos.

LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS implementará las estrategias y acciones necesarias para dar efectividad al derecho consagrado en la ley estatutaria 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.

LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS dará a conocer a todos sus usuarios los derechos que se derivan de la protección de datos personales.

  1. ESTRATEGIAS

5.1  Adecuado Tratamiento.

Para el adecuado tratamiento y protección de los datos personales, LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS trabajará tres perspectivas básicas, estas perspectivas son:

5.2      Divulgación y Capacitación.

LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS definirá los procesos de divulgación y capacitación del contenido de esta Política.

5.3      Organización interna y Gestión de riesgos. 

LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS definirá cualquier acción relativa a la protección de datos personales de manera interna dentro de las atribuciones funcionales del actual Encargado de Tratamiento de Datos Personales.

  1. DEFINICIONES

Para los propósitos de este documento se aplican las siguientes  definiciones:

PRINCIPIOS RECTORES

  1. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATO

8.1      Datos Personales Sensibles

Los datos sensibles son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos y médicos.

LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento.

8.2      Tratamiento de Datos Personales Sensibles

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

8.3      Datos Personales de  (Menores de Edad) Niños, Niñas y Adolescentes

Los menores de edad son Titulares de sus datos personales y por lo tanto portadores de los derechos correspondientes. De acuerdo a lo establecido en la Constitución Política y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748 de 2011, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.

LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS se entonces se compromete, en el tratamiento de los datos personales, a respetar los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, de conformidad con el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los parámetros y requisitos:

  1. CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN Y DE BASES DE DATOS

 Las bases de datos se clasificarán de la siguiente manera:

     9.1      Bases de datos Confidenciales:

Son  bases de datos confidenciales la cual trata el modelo de negocio de LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS, es el caso de datos financieros, bases de datos del personal, bases de datos con información sensible sobre directivos, proveedores etc.

9.2      Bases de datos con Información Sensible:

Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o f3ilosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. En LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS, el acceso a este tipo de información es restringido y únicamente será conocido por un grupo autorizado de funcionarios.

     9.3      Bases de datos con Información Pública:

Son las bases de datos que contienen datos públicos calificados como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y que no son calificados como datos semiprivados, privados o sensibles. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna.

Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

  1. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los datos personales tienen derecho a:

  1. DEBERES DE LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS, sabe y tiene presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada  dentro de su objeto social respetando en todo caso la normativa vigente sobre la Protección de Datos Personales.

 12     POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

12.1    Generalidades Sobre la Autorización

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013,  LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio, como por ejemplo un contrato o de un documento específico para tal efecto. En todo caso, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos también se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS informará al titular de los datos, lo siguiente:

12.2    Garantías del Derecho de Acceso

LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales.

12.3    Consultas

Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes, podrán consultar los datos personales que reposan en la base de datos. En consecuencia LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares de datos personales, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS garantiza:

Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las consultas que se efectúen respecto a datos personales deberán ser remitidas mediante un correo electrónico a la siguiente dirección servicioalcliente@academianapolessas.com.

12.4    Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento de los Datos Personales.

El reclamo deberá ser presentado por el Titular de los datos personales, diligenciando el formato de Reclamación para el Tratamiento de Datos Personales que podrá solicitar mediante el envío de un correo electrónico a la dirección  servicioalcliente@academianapolessas.com.

En este formato el Titular deberá indicar si desea que sus datos sean actualizados, rectificados o suprimidos o bien si desea revocar la autorización que se había otorgado para el tratamiento de los datos personales. Para efectos de reclamos, el Titular deberá tener en cuenta lo previsto en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.

Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso que la persona que reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.5    Rectificación y Actualización de Datos

LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS se obliga a rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS tendrá en cuenta lo siguiente:

12.6    Supresión de Datos

El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo a lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto y el responsable del tratamiento de datos personales puede negar el ejercicio del mismo cuando:

12.7    Revocatoria de la Autorización

Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS establecerá mecanismos sencillos que le permitan al Titular revocar su consentimiento.

Existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:

12.8    Contratos

En los contratos laborales, LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular.

También incluirá la autorización de que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados a terceros con los cuales LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas se hará mención a esta Política.

En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS le suministrará dichos datos siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del titular para esta transferencia. Dado que en estos casos los terceros son encargados del tratamiento de datos, sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS y delimitan de manera precisa el uso que dicho terceros le pueden dar a los datos.

12.9    Transferencia de Datos Personales a Terceros Países

La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del Titular. 

  1. REGLAS GENERALES APLICABLES

  LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS establece las siguientes reglas generales para la protección de datos personales y sensibles, como en el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:

  1. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS

14.1    Los Responsables

Es Responsable del tratamiento de datos personales “la persona natural o jurídica, pública o privada, que […] decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos”. De esta manera, el Responsable es el que define los fines y los medios del tratamiento de datos personales y garantiza el cumplimiento de los requisitos de ley.

En el caso de LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS, el Comité de Seguridad es el responsable de adoptar las medidas necesarias para el buen tratamiento de los datos personales.

14.2    Los Encargados

Es Encargado del tratamiento de datos personales “la persona natural o jurídica, pública o privada, que […] realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento”. Esto supone que, para cada tratamiento de datos, se hayan definido sus respectivos encargados y que éstos actúen por instrucción precisa de un Responsable.

14.3    Deberes de los Encargados

LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS distingue entre Encargado interno y Encargado externo. Los Encargados internos son empleados y colaboradores de LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que la entidad les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores etc.).

14.4    El Despliegue Interno de la Política de Protección de Datos

A partir de la adopción de la presente Política, LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS establecerá:

Las obligaciones más importantes a cargo del Encargado del Tratamiento y Protección de Datos Personales son las siguientes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre  sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a las directivas, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a las directivas.
  8. Suministrar, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  9. Exigir en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  11. Informar determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  12. Informar a solicitud del Titular el uso dado a sus datos personales.
  13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 886 de 2014, que reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS inscribirá de manera independiente en el Registro Nacional de Base de Datos, cada una de las base de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice por parte de la Entidad (artículos 2 y 3 del Decreto 886 de 2014), identificando cada una de esas bases de datos de acuerdo con la finalidad para la cual fueron creadas (artículo 9 Decreto 886 de 2014).

En el registro que se efectúe de las bases de datos LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS indicará su razón social, número de identificación tributaria, así como sus datos de ubicación y contacto.

LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS indicará en el Registro Nacional de Base de Datos la razón social, número de identificación tributaria, ubicación y contacto de los Encargados del tratamiento de sus bases de datos (artículo 7 del Decreto 886 de 2014).

Finalmente LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS deberá actualizar en el Registro Nacional de Base de Datos la información inscrita cuando se presenten cambios sustanciales a la misma.

  1. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

La presente Política entra en vigencia a partir de su aprobación por parte de las Directivas de la Academia y su actualización dependerá de las instrucciones de estos.

Se articularán las acciones conducentes a la protección de datos personales dentro de las Directivas, el cual realizará revisiones periódicas de la correcta ejecución de la Política de manera conjunta con el Encargado de Protección de Datos de la Compañía.

La versión aprobada de esta Política se publicará en la página oficial de LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS y en la cartelera informativa de esta para que sea dada a conocer a todos los interesados.

Es un deber de los empleados y colaboradores de LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS, conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.

La presente Política de Protección de Datos Personales fue aprobada en sesión de Asamblea Ordinaria de LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS el día seis (08) de abril de 2016.

Autorización Manejo de Datos Personales

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013, con la firma de este documento manifiesto que he sido informado por LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS de lo siguiente:

  1. LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS actuará como Responsable del Tratamiento de datos personales de los cuales soy titular y que, conjunta o separadamente podrá recolectar, usar y tratar mis datos personales conforme la Política de Tratamiento de Datos Personales de LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS disponible en la cartelera informativa de LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS y en página web de la entidad.
  2. Que me ha sido informada la (s) finalidad (es) de la recolección de los datos personales que suministro.
  3. Es de carácter facultativo o voluntario responder preguntas que versen sobre Datos Sensibles o sobre menores de edad.
  4. Mis derechos como titular de los datos son los previstos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información personal, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
  5. Los derechos pueden ser ejercidos a través de los canales dispuestos por LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS y observando la Política de Tratamiento de Datos Personales de LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS.
  6. Mediante la página web de la entidad www.academianapolessas.com y a través del correo electrónico servicioalcliente@academianapolessas.com , podré radicar cualquier tipo de requerimiento relacionado con el tratamiento de mis datos personales.
  7. LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS garantizará la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos y se reservará el derecho de modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web y en la cartelera informativa de la entidad.
  8. Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS para tratar mis datos personales de acuerdo con su Política de Tratamiento de Datos Personales para los fines relacionados con su objeto y en especial para fines legales, contractuales, misionales descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales de LA ACADEMIA DE AUTOMOVILISMO NÁPOLES SAS
  9. La información obtenida para el Tratamiento de mis datos personales la he suministrado de forma voluntaria y es verídica.

Se firma en la   ciudad de Bogotá D.C.;  a  los ____días  del mes de __________del año  20___.

0Firma Acudiente y/o Representante Legal que autoriza

Nombre de la empresa o Persona que autoriza e Identificación